Struktureret Proces Konsultation

En struktureret proces er en metode til hvordan man kan arbejde med bl.a. trivsel, samarbejde, sygefravær, forandringer og Social Kapital. Og samtidig sikre at organisationen så hurtigt som muligt, bliver i stand til egenhændigt at overtage og køre den strukturerede proces fremadrettet. Dette sikres ved at proceskonsulenten giver nogle operative og simple værktøjer til virksomheden. Værktøjer der er nemt tilgængelig og logiske i deres struktur.

En struktureret proces er en enkel, systematisk, målrettet og fokuseret proces, der skal sikre, at medarbejderen kan udføre deres kerneydelser, ved blandt andet at eliminere de hindringer der fjerner fokus fra trivsel og effektivitet. En struktureret proces er altså en meget effektiv, konkret og lavpraktisk metode!

Resultatet af struktureret proces er evaluérbar og retningsgivende.
Vi arbejder med og er specialiseret i, at drive processer og alle som arbejder hos ”Møller og Milsted” har mange års erfaringer i at arbejde med processer.

En væsentlig forudsætning for at arbejde med temaer som trivsel, arbejdsglæde, samarbejde, sygefravær, forandringer/ omstruktureringer, kulturer i åbne kontormiljøer, mobning eller andre ”bløde” emner inden for de psykiske arbejdsmiljøer er at have kvalificeret viden om dem.
Men viden er ikke nok. Det er også nødvendigt at arbejde mere operationelt og handle orienteret med dem. En meget kvalificeret måde at gøre det på, er at arbejde processuelt.

En ordentlig proces er et struktureret forløb, hvor vi arbejder med at teamet, afdelingen eller afdelingerne indbyrdes, opnår klare aftaler om mål, med en klar ansvars og rollefordeling.

Hvordan foregår en proces

Konsulenten bringer en specifik forskningsbaseret viden ind omkring de forskellige temaer, som sætter en ramme omkring processen, der gør at man ikke arbejder i en fælles forvirrethed, men på et kvalificeret vidensgrundlag. Det sætter nogle klare rammer for processen, som betyder at ledere og medarbejdere kun skal koncentrere sig om at finde fremadrettede aftaler eller løsninger og efterfølgende at sikre hvordan man har tænkt sig at overholde dem.

I begyndelse af processen er konsulentens rolle meget central.
Konsulenten er neutral og er trænet i at drive processen. Trænet i at finde balancen mellem at holde fokus på målet, og give plads til processen undervejs. Men et vigtigt formål med processen er, at virksomheden så hurtigt som muligt, bliver i stand til egenhændigt at overtage og køre den strukturerede proces. Dette sikres ved at konsulenten, imedens processen er i gang, giver nogle operative og simple værktøjer til virksomheden, så de længere fremme i forløbet, kan forsætte processen selv. Værktøjerne der er nemt tilgængelig og logiske i deres struktur.

Processen er inddelt i 4 faser.

Se skemaet i højre side ==>

OLGI-modellen

OLGI- modellen er en model der skal sikre at man får fordelt opgaverne i forhold til hvem der skal tage ansvar for dem.

Ansvar	Hvad gør vi nu og her	Hvad gør vi på langt sigt	Hvad kan vi ikke gøre noget ved og må derfor lære at leve med?
Organisations niveau
Leder niveau
Gruppe/afdelings/ kollegial niveau
Individ/medarbejder niveau

SMARTE-modellen

Specifikke,

således at alle er klar over, hvad der refereres til, og hvad målet vedrører

Målbare

Målet skal formuleres i målbare termer, så der let kan følges op på, om målet er nået Man kan ligeledes løbende måle indsatsens resultater og holde det op imod målsætningen

Attraktive

Målet skal være vigtigt, interessant og relevant for alle

Realistiske

Målet skal være realistisk, dvs. målet skal være inden for rækkevidde

Tidsbestemte

Det skal være klart, hvor lang tid man ønsker at arbejde på at nå dette mål

Evaluerbare

Det skal være klart, hvornår og hvordan man ønsker at følge op på sine mål.

Hvordan ser en proces ud

Med udgangspunkt i eksemplet i boksen her til højre, kan en proces f.eks se sådan ud:

Trin 1 Forberedelse:

Efter at vores konsulent har holdt en indledende møde med direktøren og HR chefen, beder konsulenten 3 uger før selve procesarbejdet starter, hver afdeling om at komme med deres ønsker, forventninger og håb for hvad en positiv forandring i forhold til samarbejdet kunne indebære.

Trin 2 Den strukturerede proces:

Hver afdeling starter med at beskrive hvad de oplever er problemet, i samarbejdet med de andre afdelinger.
Alle tre afdelinger fortæller hvad de kom frem til.
Hver enkelt afdeling skal nu beskrive det gode samarbejde, hvordan ser det ud?
Forventning og ønsker tydeliggøres
Der forhandles om fælles mål for fremtiden. Her anvendes forskellige metoder, efter behov og mængden af afdelinger.
Ønsker og mål placeres ind efter OLGI (Organisation, ledelse, gruppe, individ) modellen, så ansvar og handlemuligheder kan klargøres.
De fremadrettede aftaler der kan blive enighed om, træffes.
Ledelsen tager stilling til de ønsker der er til dem.
De øvrige deltagere mikses på tværs af afdelingerne, og der tages stilling til hvilket ansvar aftalerne giver på gruppe og individ niveau
Sammen med ledelsen, træffes de endelig beslutninger.
4-6 uger efter evalueres de endelige aftaler og hvordan de efterleves

Hvad er vigtigt i en proces:

Det centrale i proces er at sikre at vi får opstillet et fælles mål, når dette mål, og ikke mindst skabt sikkerhed for at målet overholdes fremadrettet.

Problemstilling!

Forestil dig følgende problemstilling på en større dansk virksomhed.
På baggrund af virksomhedens APV (Arbejdspladsvudering) er det tydeligt at samarbejdet mellem tre af afdelingerne ikke fungere optimalt. Ledelsen har været opmærksom på det i et stykke tid, men har ikke været klar over at problemerne var så store som de var. Det går både ud over produktiviteten, samarbejdet, effektiviteten og trivslen.

Processens 4 faser.

Konsulenten giver gennem en kortere indledning, foredrag eller undervisning, den mest relevante forskningsbaserede viden indenfor det tema virksomheden ønsker at arbejde med. Det kunne være trivsel, forandringer eller samarbejde.

Dette suppleres med de ønsker der er i organisa-tionen.

Så startes en målrettet og struktureret proces, cen-treret omkring det behov for positiv forandring virk-somheden ønsker. Processen indeholder struktureret dialog og klare aftaler for fremtiden. Til dette formål bruges OLGI modellen.

Afslutningsvis sættes aftalerne ind i SMARTE modellen.

Download

Trivsel og arbejdsglæde: Oplæg til et forløb med ledere og medarbejdere

Trivsel på arbejdspladsen er – med stress in mente - for alvor kommet på dagsordenen de senere år. Medarbejdere og ledere er enige om, at trivsel er noget, man skaber sammen. Og at trivsel udspringer af en arbejdspladskultur, hvor den enkelte tager ansvar for at udvikle de kompetencer, der sikrer trivsel og forebygger stress, og at organisationen skaber de rammer, der gør det muligt at få disse kompetencer i spil.